В чем блокноты помогают мне?

• Кэш для мозга. Как известно, в сознании одновременно можно держать не более 7+-2 объектов. Лично у меня начинаются проблемы уже при четырех одновременных сущностях. Записи на бумаге, визуализация, фиксация данных помогают абстрагироваться от деталей и увидеть картину целиком; или же, наоборот, зафиксировав общую картину на бумаге, можно хорошо поработать с деталями. Помогает во всем — от планирования задач на месяц до разработки архитектуры большого приложения.
• Time management. В блокнот пишу план на день (страница пополам, слева план, справа хронометраж). В блокноте дома хранится план на месяц, и тд. И потом, есть мнение, что когда пишешь на бумаге рукой, хорошо воздействуешь на подсознание.
• Запись доходов / расходов. На день — приход, план, расход.
• Запись мыслей. Очень полезно бывает, когда мысль, что называется, вертится на языке, взять и написать ее на бумаге, повертеть так-сяк, и сформулировать окончательно.
• Запись идей. Сколько идей упускал, потому что отвлекся на секунду — и все, забыл. Сейчас же, ухватив идею за хвост, держу, достаю блокнот, записываю — и все, готово.
• Запись разговоров. Во время переговоров веду конспект разговора. Очень помогает потом набрасывать план действий, без особого труда вспоминая основные моменты.
• Рабочие записи. Общаешься с кем-либо, и вдруг возникает у тебя, или у человека, потребность нарисовать/написать — достаешь блокнот, который тут как тут, и все — взаимопонимание найдено.
• Альбом для рисования. Иногда интересно порисовать что-нибудь красивое, на бумаге делать очень удобно.
• Адресная книжка. Записать телефон, который тебе диктуют на той стороне трубки, гораздо быстрее на бумаге (быстрее только диктофон). А не: Контакты -> Новый -> Добавить -> Телефон -> Мобильный -> (ввод номера), как, например, у меня было на Nokia. Потом в спокойном режиме номер заносится мною в записную книжку телефона.

Вывод

Использование бумажных записных книжек — довольно спорная идея, в наш век высоких технологий. Однако, начав использовать бумажные блокноты, не привык затем ни к iPhone, ни к Nokia-органайзеру, ни к разным онлайн-блокнотам. Что-то традиционное и надежное есть в маленькой записной книжке, которая всегда под рукой, и дома, и на работе, и в дороге.
http://habrahabr.ru/blogs/arbeit/89572/

Список книг, посвященных тайм-менеджменту

Этот список будет регулярно пополняться и дополняться найденными ссылками.
Все эти книги можно скачать для ознакомления, но опыт показывает, что большинство из них так или иначе появятся у вас в печатном виде – вы либо повторите подвиг Ивана Федорова и изведете бумагу и картридж или купите их в ближайшем магазине.
Удачи.

Глеб Архангельский.
Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Глеб Архангельский
Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Глеб Архангельский .
Тайм-менеджмент на Outlook 2007. Формула времени

С.И. Калинин
Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем.

С.В. Потапов
Как управлять временем. С макимальной отдачей без спешки.

Е. Мерзлякова
Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника

Ольга Азарова
Тайм-менеджмент за 30 минут

Стивен Р. Кови, А. Роджер Меррил, Ребекка Р. Меррил
Главное внимание - главным вещам

Боб Адамс
Время. Секреты управления. Как успевать жить и работать

Роберт Э. Диттмер
Как управлять своим временем. 151 быстрая идея

Горбачёв А.Г.
Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2

Джин Ягер
Творческое управление временем в новом веке

Стив Прентис
Интегрированный тайм-менеджмент

Джон Адаир
Искусство управлять людьми и самим собой

Маршалл Кук
Эффективный тайм-менеджмент. Как рационально спланировать свое рабочее и свободное время

Халан И.С.
Управление временем

Рон Фрай
Стань организованным

Марион и Вернер Тики Кюстенмахер
Упростите свою жизнь.

Новак. Б.В
Тайм-менеджмент на компьютере. Как управлять своим временем эффективно.

Дебра Олкок Тайлер
Управление временем

Кюстенмахер В, Кюстенмахер М.
Упростите свою жизнь. Мастер-класс по организации рабочего дня

К. Кинан
Управление временем

Джуди Джеймс
Как находить два лишних часа каждый день

Метью Эдлунг
Время - деньги. Как подчинить время и заставить его работать на вас.

Ю.П. Васильченко, З.В. Таранченко, М.Н. Черныш
Самоучитель по тайм-менеджменту.

Соснина М.А.
Личный тайм-менеджмент, или как управлять своим временем.

Джулия Моргенстерн
Самоорганизация по принципу «Изнутри наружу».Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени.

Джулия Моргенстерн
Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации.

Френсис Кей
Сдвиньте с мёртвой точки Ваш тайм-менеджмент.

Джулия Моргенстерн
Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью

Образцова Людмила.
Время - деньги. Как управлять своим временем

Йорг Кноблаух. Хольгер Вёльте
Управление временем

Брайан Трейси
Результативный тайм-менеджмент

Дэвид Аллен
Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Дебра Олкок Тайлер
Управление временем и рабочей нагрузкой

Лотар Зайверт
Ваше время – в Ваших руках

Геннадий Захаренко
Тайм – менеджмент

Алан Лакейн
Искусство успевать

О’Коннелл, Фергюс
Успевай всё вовремя. Самоучитель по тайм-менеджменту

Полли Берд
Тайм-менеджмент

Джон Вон Эйкен
Ваш 25-ый Час – Для руководителей

Матиас Нёльке
Учимся принимать решения. Быстро, точно, правильно

Файлы находятся на сервисе рапидшара, что позволяет надеяться, что они там будут находиться неограниченное время…
О книгах можно прочитать в обзорах http://blog.fankylife.ru/category/tajm-menedzhment/

© 2007 Жизнь в стиле фанк Афанасьев Игорь

Метачушь

Кори Доктороу
CLOAKING
Оригинал: http://www.well.com/~doctorow/metacrap.htm

• 0. Содержание
• 1. Введение
• 2. Проблемы
  • 2.1 Люди лгут
  • 2.2 Люди ленивы
  • 2.3 Люди глупы
  • 2.4 Миссия – невыполнима (сами знаете)
  • 2.5 Схемы не являются нейтральными
  • 2.6 Измерения оказывают влияние на результат
  • 2.7 Все можно описать разными способами
• 3. Заслуживающие доверия метаданные

Немного практики или «История о структурированном отлынивании»

Соглашусь с мнением urbansheep: “на основе этих поведенческих моделей каждый строит свои собственные решения. Более или менее эффективные, но всегда свои, потому что люди живут по-разному. Есть лишь одно важное правило: не усложнять”.

Проблема, которая казалась мне главной, пока я присматривался к GTD, — материальная реализация основных инструментов (по большей части это всевозможные списки). Некоторые решения описаны в заметке Дениса Балуева Системы хранения для GTD. Хочу,однако, сказать, что не стоит заморачиваться с поисками наилучшей системы до знакомства с книгой. Лучше начать с того, что придет в голову по ходу ее прочтения. Это поможет вам найти наиболее удобную именно для вас технику записи и хранения информации.

Лично я использую собственную систему. Это gtd-бланки (о них см. ниже), напечатанные на листах формата А4 и собранные на держателе бумаги. Выбор формата А4 обусловлен тем, что его не нужно отдельно изготавливать и хранить, кроме того, это дает больший простор по сравнению с Hipster PDA.

Для того, чтобы быстро опознавать нужные материалы (все бумаги похожи друг на друга), я создал свой формат бланка, который, возможно, кто-то найдет для себя полезным. На таком бланке я веду абсолютно все бумажные документы, от списков действий до конспектов.

Так выглядит шапка бланка. Скачать pdf бланка можно здесь.

Немного философии

Дэвид Аллен часто употребляет выражение trick yourself — обмануть себя. В его представлении человек — достаточно ленивое и инертное существо, и для того, чтобы это существо что-то продуктивно делало, оно должно себя завлекать в эту деятельность. Отсюда лайфхаки, а также любовь к крутым канцтоварам :)

Вообще книга написана человеком, благодаря большому опыту коучинга хорошо понимающим устройство человеческого восприятия. Например, одной из ее любопытных особенностей является то, что в ней фактически триджы повторяется одно и то же, но каждый раз под новым углом, в новом контексте и с новыми подробностями. Кроме того, средняя часть является на самом деле не текстом в привычном понимании, а скорее коучинговой сессией с вовлечением в непосредственное действие, что дает сильный дополнительный эффект.

Интересен отход Дэвида от понятия time management (с философской точни зрения управление временм — это действительно нонсенс) в пользу action management.

Хочу заметить, что принцип следующего действия, являющийся одним из стержней системы, содержит одно, на мой взгляд, не очень надежное звено. Дело в том, что выбор следующего действия может быть неоптимальным, — например, обусловленным ситуацией, диктующей типовой ответ. Более того, вариантов следующего действия может быть много, и не все из них самоочевидны. Например, если я работаю над проектом, сидя за компьютером, мне легче всего будет выбрать следующее действие, связанное с компьютером (например, поиск в интернете), хотя, возможно, существуют гораздо более простые варианты следующего действия, которые в этой ситуации не приходят в голову.

Немного теории

Организация информации. Прежде всего необходимо закрыть дыры незавершенных действий. Если мы внимательно посмотрим на свое рабочее место, то, скорее всего, увидим там и сям разного рода напоминания о несделанных вещах — от стикеров на мониторе до разного рода сломанных девайсов в столе. Все это постоянно отвлекает наше внимание, не позволяя нам освободить его для более интересной деятельности. Выход — собирать абсолютно всю поступающую информацию в одном месте (inbox) и затем четко разделять ее на действия и справочную информацию. (Кстати, это очень напоминает разделение инструкций и разметки в программировании или структуры и оформления документа при создании сайтов.)

Группировка действий по контексту. Вместо привычного нам деления действий по разного рода темам Дэвид предлагает деление в зависимости от текущего контекста. Для каких-то дел нужен компьютер и интернет, для каких-то — телефон, для каких-то — машина и т.д. Соответственно, списки действий могут называться “компьютер”, “звонки”, “по дороге” и т.д.). В списке “компьютер” окажутся дела, относящиеся к разным проектам. Это выглядит непривычно, но на самом деле оказывается довольно практичным, если, конечно, мы действительно хотим, чтобы все эти дела были сделаны, а не пишем “до кучи”.

Критерии выбора действия в настоящий момент. В порядке важности это:

1. Контекст (какие возможности для работы у меня сейчас есть — см. предыдущий абзац),
2. Время (сколько есть в наличии времени),
3. Энергия (самочувствие и работоспособность на настоящий момент),
4. Приоритеты (что сейчас важнее).

Довольно неожиданно обнаружить приоритеты на последнем месте, но позиция Дэвида Аллена именно такова. В конечном итоге задача будет либо выполнена, либо нет. Если она не слишком важна, может быть, лучше просто ее не делать — даже высокоприоритетных задач в жизни больше, чем мы в состоянии выполнить. На мой взгляд, дело здесь в том, что приоритеты не помогают мотивации, так как обычно выбираются с использованием внешних факторов.

Определение следующего действия. Любая задача, которая состоит из нескольких шагов, является проектом. Для всякого проекта должно быть определено следующее действие. Под следующим действием подразумевается ближайшее конкретное физическое действие, необходимое для того, чтобы проект продвинулся дальше.

Естественная модель планирования. Для того, чтобы более-менее сложный проект был выполнен, необходимо планирование. Дэвид уверяет, что наиболее соответствует человеческой природе следующая модель:

1. Определить конечную цель (”зачем”) и принципы работы
2. Представить себе желаемый результат работы
3. Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата
4. Организовать работу
5. Определить ближайшие действия

В обычной жизни люди до последнего сопротивляются планированию, пока не наступает наконец критическая ситуация. Тогда в силу вступает то, что Дэвид называет реактивной моделью планирования. В ней все происходит ровно наоборот: начинаются судорожные авральные действия, потом работу пытаются как-то организовать, потом, понимая, что не хватает идей, делают попытку их сгенерить, а когда и это не помогает, задумываются о желаемом результате, сути задачи и принципах.

Еженедельный обзор. Для того, чтобы в работе не возникало застоя, в конце каждой рабочей недели Дэвид рекомендует выделить время для просмотра всех списков задач, идей, целей, текущих и возможных проектов. Это — время для “большой чистки”. Бывает непросто себя заставить выполнять эту работу, но это цена, которую вы платите за свое спокойствие в остальное время.

Многоуровневый обзор. Группа обзоров “10,000–50,000 ft” (Дэвид советует делать их раз в несколько месяцев) позволяет увидет свою деятельность под разными углами и с разных точек зрения. Это дает объем и цельность видения, хотя, опять-таки, требует времени.

Обработка корзины идёт строго по следующему алгоритму.

1. Начинаем с верхнего элемента корзины.
2. Делаем один элемент за раз (при этом никогда ничего не возвращаем обратно)
   • Если элемент требует действия:
     • Делаем это (если на это требуется меньше двух-пяти минут), ИЛИ
     • Делегирируем это кому-нибудь, ИЛИ
     • Откладываем это.
   • Если элемент не требует действия:
     • Оставляем это в справочной информации, ИЛИ
     • Выбрасываем это, ИЛИ
     • В список «когда-нибудь может быть».

Если на действие требуется менее чем две-пять минут, это должно быть немедленно сделано. Двухминутное правило обусловлено тем примерным временем, которое нужно, чтобы формально отложить действие.